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知的生産とリテラシー:プレゼンテーション・PowerPoint, 知的生産とリテラシー:箇条書き

私の常識に反する会社での PowerPoint プレゼン資料づくり

会社で PowerPoint の資料作成を依頼されました. どういう資料をつくればよいのかよくわからないまま,いつもの要領でつくってわたしたところ,すっかりかきかえられてしまいました. それをみて唖然としました. ほとんどすべて私の常識をひっくりかえすものになっていたからです.

どういう資料をつくればよいかよくわからなかったので,見本をみせてほしいといったのですが,事前にはみることができませんでした. 文字のおおきさはちいさすぎないように,それでも比較的書くべきことがおおいので,ややちいさめの 14 ~ 20 ポイントを中心にしました. 書くことがおおいといっても,プレゼン資料としては文は簡潔なほうがよいとおもって,だいたい 1 行でおさまるようにしました. アウトライン表示でほとんどの文が表示できるようにしてあります. 絵をかくのはあまり得意でないので,ぜひ必要な部分だけ,かんたんなものをいれるようにしました.

こうしてつくったスライドを依頼者にわたしたのですが,その後,内容はある程度ひきつがれたものの,表現はすっかりかきかえられてしまいました. 私がもっているプレゼン資料の常識をほとんどすべてひっくりかえす内容になってしまいました. 文字はずっとちいさくなり,10 ~ 12 ポイントが中心になりました. 文はだいたい 2 ~ 3 行にまたがっています. アウトライン表示ではほとんどなにも表示されないようになっています. ほとんどすべてのページに絵がいれてあります (これはべつに常識をはずれているわけではないのですが). はじめからこのような資料を例示されれば,もっとこれにちかいものをつくったとおもうのですが,それにしても,ここまで私の常識に反するものをみせられると,かんがえこんでしまいます.

プレゼンでちいさな文字をつかってはいけないと,いろいろな場面でおそわってきました. それは,プレゼンのときにたくさんの文字をよみたくないひとがおおいという理由もありますが,ひろい会場でちいさな画面しかなくてもよめるようにというのが,おもな理由だったとおもいます. いまやもっとリッチな設備が前提にできるというのであれば,ちいさな文字で書いてもよいのかもしれません.

PowerPoint の資料はできるだけアウトライン表示できるようにつくるというのは,ひとにおそわった原則ではありません. 資料をあつかいやすく,みやすいものにするために必要なことだとかんがえて,そのようにしてきました. しかし,会社でみかけるほとんどの資料はこの原則にそっていません. アウトライン表示にのせられるはずの箇条書き形式の資料でさえ,テキスト・ボックスをずらずらならべて,つくられています. さすがにこのようなやりかたは生産的ではないとおもいます. しかし,もっと自由な形式がもとめられるときは,アウトライン表示はあきらめざるをえません. しばられないようにするために,アウトライン表示できることにこだわらないというのは,ひとつのやりかただとおもいます.

やたらにをいれたがるのも私にはよく理解できません. あまり意味のない絵になりがちだからです. 説明するのにがあったほうがよいことはおおいのですが,ここで書いているのは “図” というよりは “絵” なのです. しかし,絵をかんたんに書く技術を身につけたひとにとっては,そのほうがカッコよくみえてよいのかもしれません.

をつかうのはよいのですが,1 本 1 本,線をひき,テキスト・ボックスをならべて書くのがよいのでしょうか? PowerPoint に表をとりいれる方法はいくつかありますが,私は Word の表をつかっています. おもうようにいかない部分もでてきますが,このほうがフォーマットをかえるときなど,楽なようにおもいます.

私としては,学会発表などでつかうプレゼン資料に関しては,これまでのやりかたをかえるつもりはありません. しかし,会社のなかで生きていく以上は,会社でつかう資料に関しては,そこでもとめられていることを無視するわけにいはいきません. もう一度,プレゼン資料のスタイルについてかんがえてみる必要がありそうです.

キーワード: パワーポイント, プレゼンテーション資料, 箇条書き, 個条書き

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